Banális, de nagyon igaz: nem elég a tűzfal és a vírusfelügyelő. Kell hozzá az is, hogy rend legyen az irodában. A nők sajnos elég sok hibát elkövetnek ezen a téren. Mutatjuk a legfontosabbakat.

Hiába van kiváló IT-rendszerünk, ami igyekszik megvédeni cégünket a külső támadásoktól, adathalászoktól, ha a kiadó "A" kategóriás irodában, tehát jó környezetben, hegyekben állnak az olyan céges papírok, amik illetéktelenek kezében súlyos károkat okozhatnak nekünk. Rém egyszerű az ellenszer: rendet kell tartani. Nem csak kérni, hanem megkövetelni is kell ezt.

A nők igen gyakran nyitva hagyják táskájukat, ez felhívás lehet keringőre egy vendégnek, aki egy óvatlan pillanatban akár el is emelhet belőle értékes dolgokat, például pénztárcát vagy más iratot, belépőt. A férfiak kevésbé figyelmetlenek, de náluk is előfordul, hogy a pénztárca ott marad az asztalon, rögtön a gép mellett - felügyelet nélkül.

Triviális, de az íróasztalokon nem tartunk szerződéseket, számlákat, igazolásokat, még kevésbé pecséteket vagy bármilyen fizetésre alkalmas kártyát. Vendég is lehet „túl kíváncsi”, s ha eleve sok ügyfél fordul meg nálunk, mert olyan az irodánk, akkor semmit nem lehet kizárni. És itt tényleg mindegy, hogy éppen A vagy B kategóriás irodáról van szó, utóbbiban is szokott lenni különféle biztonsági szolgálat, de legalábbis egy jó portás.

Az lenne az ideális, – kisebb cégeknél ez többnyire nincs így – ha lenne egy külön adatkezelési vagy dokumentumkezelési rend, eljárás, amiben részletesen leírjuk, hogy mit, hogyan kell elvégezni, mit, hová kell elzárni, a már nem szükséges, lejárt, stb. dokumentumokat hogyan semmisítjük meg.

Vannak különféle kutatások arról, hogy adatvédelmi szempontból az íróasztalon kívül mik az igazán veszélyes területek az irodán belül. Nem meglepő, hogy a tárgyalók igen előkelő helyet foglalnak el, hiszen úgymond „azok mindenkié” – tehát senkié.Ha a titkárnők a használt poharakat ki is viszik, általában nem tartozik bele a feladatkörükbe, hogy a teremben lévő, bizalmas információkat vagy adatokat tartalmazó papírokat és jegyzeteket is összeszedjék és szakszerűen megsemmisítsék.

A nem elektronikus táblákkal, hanem csak flipchartokkal dolgozó kisebb cégeknél gyakran marad fenn jegyzet, pénzügyi adat vagy grafikon. Szintén ismerős terep a fénymásoló, amelyben belül ott marad a másolt eredeti dokumentum vagy annak egy része.

A Fellows cég 50 irodai takarító vállalatnál végzett egy felmérést az iroda rendről vagy inkább rendetlenségről. Kiderült, hogy a takarítók negyede félreteszi a munkája közben talált, fontosnak tűnő papírokat, sőt esetleg még a kukából is kiveszi, hátha csak véletlen került a szemétbe megsemmisítés nélkül. Ők általában jelzik is ezt vagy saját felettesüknek, vagy az általuk takarított cégnél lévő kapcsolattartójuknak. Viszont – miután nem kötelessége – negyedük nem foglalkozik a problémával, és megsemmisítés nélkül dobja ki a többi hulladékkal a bizalmas dokumentumokat is. Természetesen nem várható el, hogy a takarítóvállalatok alkalmazottai végezzék el a cégek helyett a szakszerű iratmegsemmisítést, ez az adott vállalat feladata.